お断りするときのポイント

断ると決めたら早めに連絡をする

断ることが決まったら、先延ばしにせずにできるだけ早く業者に連絡をすることが重要です。

業者側にとっては、見積提出後からずっと結果を待っている状態なので無事に契約に繋がるか気掛かりですし、契約が決まったときに備えてスケジュール調整や人員確保もしておかなければなりません。

お断りの連絡がないままだと、別の契約や工事を進めるのが難しい場合もあるため、業者側のことも考えて早めに連絡するようにしましょう。

曖昧な表現は使わずにハッキリと伝える

断るときは曖昧な表現をせずに、ハッキリと伝えることが大切です。

NG例としては、「もう少し検討したい」「私は御社が良いと思ったけど、家族は別の業者が良いみたいなので」といった表現です。このような言い方をすると、「もう少し値下げしたら契約してくれるのか？」「結局他社に決めたのか…」等と思わせてしまうでしょう。

お客様からすると優しさから出た表現かと思いますが、業者も契約に繋げるために努力しているため、安易に期待させるような言い方は控えるべきです。

また、必ずしも断る理由を伝える必要はありませんが、理由を伝えたほうが業者側は納得してお断りを受け入れられるでしょう。

誠実な姿勢で丁寧に断る

外壁塗装で支払いが発生するのは、基本的に契約を交わしてからです。そのため、現地調査を行い、見積もりを提出するだけでは利益は生まれません。

お断りされた業者側にとっては、せっかく時間と労力を割いたのに1円の利益も出ないわけですので、お客様も感謝の気持ちを持って丁寧にお断りの連絡をすることが大切です。

業者に断る際にやってはいけないこと

お断りの連絡をせずに放置する

お断りの連絡をせずに放置するのは、見積もりをしてくれた業者に対して非常に失礼です。

前述したように、契約になったときのためにスケジュール調整したり、人員の確保などもしておかなければならないので、お客様からの連絡がないままだと、身動きが取れなくなってしまいます。

また、連絡を先延ばしにするほど断りづらくなりますので、一言でも良いので早めにお断りの連絡をするようにしましょう。

業者にダメ出しや悪口を言う

お断りの際に、ダメ出しや悪口を言うのはNGです。他社と比べてここが悪かった等といった言い方も注意が必要です。

実際に業者の中には態度が悪かったり、レスポンスが遅い業者などもいるかと思います。しかし、本音を言ってわざわざ相手の気持ちを逆なでするようなことをしても、何一つメリットはありませんので、言いたいことがあってもグッとこらえるようにしましょう。

お断りのする際の連絡方法

業者に断りの連絡をする際、電話とメールどちらが良いのか迷ってしまう人もいるでしょう。

電話のほうが直接話ができるので、感謝の気持ちやお断りの理由が伝わりやすいですが、メールであれば内容を残しておけるので、トラブルを避けるためにもメールで連絡するのが無難です。

ただ、メールにお断りの理由が書いていないと業者から電話が来る可能性もあるため、基本的には理由も併せて書いておくのがいいでしょう。

メールでお断りするときの例文

メールで連絡する場合の例文を紹介します。長々と書く必要はありませんが、お断りの理由と感謝の言葉も忘れずに伝えることが大切です。

【例文】

先日はお見積していただきありがとうございました。

家族と話し合った結果、今回は予算の都合により他社に依頼することにいたしました。
丁寧にご説明、ご対応いただいにもかかわらず申し訳ありません。

また機会がございましたら、よろしくお願いいたします。

まとめ

外壁塗装を行う際は、複数社から見積もりを取って比較・検討することが重要です。しかし、複数社から見積もりを取ると、必然的に断らないければいけない業者も出てくるため、その際はきちんと業者にお断りの連絡をしなければなりません。

業者にお断りするときは、丁寧な言葉でハッキリと伝えるように心がけましょう。曖昧な表現をしたり、ダメ出しをするのはNGです。

また、連絡をせずに放置するのは業者に迷惑がかかるため、断ることが決まった段階で早めに連絡することが大切です。