オンライン商談とは？

オンライン商談とは、主にテレビ電話を利用して、打ち合わせや相談などを行うことで、とても注目されている商談方法です。ソフト(アプリ)はZOOMを使うことが多いです。

オンライン商談が増えてきている理由は、やはり新型コロナウイルスの影響です。緊急事態宣言中だと、お客様の家や業者さんの店舗などで打ち合わせするのが難しいですが、オンライン商談であれば、場所や時間などを問わず効率的に商談が進めることが可能になります。

外壁塗装業界でもこのオンライン商談を利用したサービスが徐々に増えてきており、直接業者と合わずに、見積り依頼から契約までやり取りすることができます。

オンライン商談で見積り依頼をするメリット

移動する必要もなく、直接会わなくても相談ができる

見積りを依頼するときは、お客様が店舗に伺ったり、業者さんがご自宅に来て対応するのが一般的です。そのため、人と接することが感染リスクが高まる可能性を考え、見積り依頼を躊躇している方も多いかと思います。

今回のようなコロナウイルスの感染拡大を抑えるために、人との接触を減らすことが求められている時でも、オンライン商談を利用すれば、対面で話している感覚でコミュニケーションを取ることが可能になります。

また、小さいお子さんがいたり、ケガなどをしていて外出ができない場合などでも、空いた時間に相談することができます。

気軽に相談できる

「塗装は検討しているけど、対面で相談するのはちょっと…」という方にもオンライン商談はオススメです。オンライン商談は場所を選ばずに自宅などで行えるので、慣れない環境で緊張することもなく、リラックスした状態で話すことができます。

一昔前？の話ですが、悪徳業者が「契約してもらうまで帰りません！」というような横暴な営業をすることがありました。オンライン商談なら、ボタン一つで商談から退席できるので、直ぐに逃げることが可能です。

オンライン商談で見積り依頼をするデメリット

ネット環境や周辺機器が必要

オンライン商談は、基本的にパソコンやスマホ、タブレットを使用するため、ネット環境が整っているのが必須となります。さらに、カメラやマイクなども事前に準備しておく必要があるので、新しく購入する場合は費用がかかってしまいます。

ノートパソコン、スマホ、タブレットは、最初からカメラやマイクが内蔵されていることが多いので、周辺機器は必要ありません。

アプリをインストールしなければならない

オンライン商談で使われるアプリは業者によって違うため、業者が対応しているアプリをインストールしなければなりません。

また、よく使われている「Zoom」や「LINE」などのアプリは基本的に無料で利用できますが、中には料金がかかってしまうアプリもあるので、きちんと確認しておく必要があります。

接続状況によっては、スムーズに行えない場合がある

やはり対面ではなくオンライン上でのやり取りになるので、ネット環境やアプリの状態によっては、会話が途切れたり、映像が乱れる可能性があります。

特に、普段パソコンをあまり使わない方は、接続するのに時間がかかったり、スムーズにやり取りできず、不便に感じることもあるかもしれません。

自分以外にも部屋が映ってしまう

カメラで自分自身を写すため、周りも一緒に映ってしまいます。

ただし、ZOOMには仮想背景(バーチャル背景)という機能があり、本人以外の部分を事前に撮ってある写真に変更することができます。

また、どうしても自分も映りたくないという場合には、自分のカメラをオフにして、相手だけを見ながら使うことも可能です。

オンライン商談でよく使われるアプリ

オンライン商談でよく使われるアプリは、主に次のようなものがあります。この中でも「Zoom」が、オンライン商談で使われることが比較的多いです。

※料金は、基本的には主として使う業者側が金額です。通話を受けるお客さんに費用はかかりません。

Zoomのインストール方法と使い方

Zoomは2人でのビデオ通話は制限なく無料で、音質や画質も安定しているため、外壁塗装のオンライン商談の際に使われることが多いアプリです。3人以上のビデオ通話でも40分間は無料です。

Zoomはアカウントを持っていなくても利用できますが、ソフトやアプリ(スマホの場合)が必要です。ビデオ通話主催者から送られてくるURLをクリックすると、ソフトのダウンロードが始まりますが、事前にインストールしておくことをオススメします。

ソフトのインストール方法は以下の通りです。

公式サイトのダウンロードページにアクセス

以下のURLにアクセスして「ミーティング用Zoomクライアント」をダウンロードします。
https://zoom.us/download#client_4meeting

・PC版


・スマホ版

業者さんから送られてくるURLにアクセス

ミーティングを開始する場合、「主権者としてミーティングを開催する」方法と「他の人が開催したミーティングに参加する」2通りありますが、外壁塗装のオンライン商談の場合は業者さんが主権者になるので、他の人が開催したミーティングに参加する方法を説明します。

ミーティングに参加する手順は、以下になります。参加する場合は、主権者が送った招待メールやURLにアクセスすることで簡単に接続することができます。

1.招待メールに記載されているURLを開く

2.主権者が共有した「会議IDまたは会議室名」、「名前」を入力する

3.主権者が共有した「パスワード」を入力して、参加をクリックする

4.入室前にカメラの有無を選び、ミーティングに参加する

Zoomを終了する

Zoomを終了する方法は2通りあり、「全員に対してミーティングを終了」する方法と「自分だけミーティングを退出」する方法があります。全員に対してミーティングを終了する方法は、ミーティング自体が終了するので、参加者は強制的に退出することになります。

覚えておくと便利なZOOMの機能

Zoomには様々な機能があるので、知っておくと便利なものをいくつか紹介します。

仮想背景(バーチャル背景)

部屋を見られたくない場合に、自分以外を写真や動画で隠す機能です。

ミュート機能

クリックするだけで、音声をミュート、解除できる機能です。自宅でオンライン商談をしているときに家族に話しかけられたり、聞かれたくないことなどがある時などに使えるので、とても便利です。

ビデオの開始

Zoomでは、顔を出したくない場合、ビデオの開始をクリックするだけで、ON/OFFを切り替えることが可能です。外壁塗装業者にオンラインで相談するときに、顔を出したくないという方は、業者に確認してみましょう。

ビデオのON/OFF切り替え

Zoomでは、顔を出したくない場合、ビデオの開始をクリックするだけで、ON/OFFを切り替えることが可能です。外壁塗装業者にオンラインで相談するときに、顔を出したくないという方は、業者に確認してみましょう。

画面の共有

これはZoomでやり取りしながら、パソコンの画面を共有できる機能です。同じ資料を見ながら打ち合わせができるので、外壁塗装の相談の際にも役立ちます。

また、エクセルなどを共有した場合、画面で見るだけではなく、共有している人同士で編集することも可能です。

レコーディング機能

レコーディング機能とは、Zoomでやり取りしている内容を録画・録音できる機能です。業者に相談した内容や提案を残すことができるので、後から見直して確認したり、業者との話の食い違いなども防ぐことができます。

まとめ

オンライン商談は、仕事を効率よく進めるために、多くの企業が利用している商談ツールで、様々な場面で活用することができます。

また、仕事上だけではなく、現在のように外出が難しい状況の中でも、人とコミュニケーション取れる大切なツールと言えます。

Zoom以外でもリモートワークで活用するためのツールの種類は増え続けています。興味がある方は「リモートワークにオススメの便利ツール17選」のページも合わせてチェックしてみてはいかがでしょうか。

外壁塗装業界でも、オンライン商談で相談や見積り依頼ができる所が増えてきていますので、在宅しているこの機会だからこそ、気軽に相談してみてはいかがでしょうか。

株式会社ビズヒッツ 伊藤陽介氏のコメント

リモートワークの普及によって、外壁塗装の業界以外でもZoomをはじめとした、WEB会議ツールを使った相談や商談は増えています。

電話でのやり取り、直接会って相談するよりもわかりやすいケースも多々あるからですね。

・電話と違い、お互いの顔を観ながら話せる
・パソコン画面の共有することで具体的な資料を見ながら話せる
・疑問点があれば、その場でGoogle検索して調べられる

しかし、お互いの人柄や醸し出す雰囲気などは、直接会ったほうが伝わりやすいと言えるでしょう。

そのため、人柄などを大事にする場合は、その旨を相手に伝え、直接相談することも考えてみてはいかがでしょうか。